KLAUZULA INFORMACYJNA RODO

ADMINISTRATOR DANYCH OSOBOWYCH

Administratorem Pani/Pana danych osobowych jest Natalia Marońska, ul. Wyzwolenia 27, 43-190 Mikołów, lokal nr 120, e-mail: pracowniamocnychstron@gmail.com, 571 021 351. Z administratorem można skontaktować się telefonicznie, drogą e-mail. Nie wyznaczono inspektora ochrony danych.

CELE I PODSTAWY PRAWNE PRZETWARZANIA

Państwa dane osobowe przetwarzane są wyłącznie w celach zapewnienia świadczenia przez Gabinet usług w sposób profesjonalny, zgodny z obowiązującymi regulacjami prawnymi oraz Zasadami Etyki Zawodu. W tym zakresie dysponowanie przez Gabinet danymi osobowymi jest niezbędne:

• art. 6 ust. 1 lit. b) RODO – do zawarcia i realizacji umowy o świadczenie usług psychologicznych, diagnostycznych oraz psychoedukacyjnych, prowadzenia korespondencji w formie elektronicznej (e-mail, sms), przedstawienia oferty handlowej. W przypadku, gdy pacjent umówił wizytę przez portal ZnanyLekarz.pl, administrator pozyskał dane osobowe pacjenta z tego portalu. Pozyskanie danych było niezbędne do umówienia i zrealizowania wizyty. Pozyskane dane z portalu ZnanyLekarz będą obejmowały imię i nazwisko, adres e-mail i numer telefonu.
• art. 9 ust. 2 lit. h) RODO – przetwarzanie jest niezbędne do celów profilaktyki zdrowotnej, diagnozy psychologicznej, zapewnienia opieki zdrowotnej lub zabezpieczenia społecznego bądź leczenia;
• art. 9 ust. 2 lit. a) RODO – dane gromadzone w trakcie konsultacji oraz diagnozy (np. nagrania) w zakresie, w jakim wykraczają poza obowiązek ustawowy, przetwarzane są na podstawie pisemnej zgody;
• art. 6 ust. 1 lit. c) RODO – do wypełnienia obowiązków prawnych ciążących na Administratorze (np. obowiązki podatkowe - wystawianie faktur, rachunków, prowadzenie księgowości, prowadzenie i przechowywanie dokumentacji psychologicznej oraz realizacja obowiązków wynikających z ustawy o ochronie małoletnich, tzw. Ustawa Kamilka);
• art. 6 ust. 1 lit. f) RODO – prawnie uzasadniony interes realizowany przez administratora danych – dotyczy to przypadków, gdy przetwarzanie danych osobowych jest uzasadnione z uwagi na usprawiedliwione interesy Gabinetu. Za usprawiedliwiony interes uznaje się m.in.:
  • kontakt w celach związany z prawidłową realizacją umowy (m.in. rezerwowanie, odwoływanie, przekładanie terminów wizyt itp.);
  • w sytuacji zagrożenia życia i/lub zdrowia pacjenta i/lub osób z jego otoczenia powiadomienie odpowiednich służb (m.in. policja, pomoc medyczna);
  • ustalenie, dochodzenie i obronę przed roszczeniami;
  • w celu realizacji procesu superwizji, a tym samym poprawy jakości świadczonych na Państwa rzecz usług. Podczas superwizji w sposób całkowicie zanonimizowany omawiane są kwestie związane z prowadzonymi procesami. Superwizor jest zobowiązany do zachowania tajemnicy zawodowej. Poddawanie pracy regularnej superwizji jest obowiązkiem etycznym każdego psychologa;
  • cele archiwalne i dowodowe – dla zabezpieczenia informacji na wypadek prawnego obowiązku wykazania faktów.

ODBIORCY DANYCH

Odbiorcami danych osobowych mogą być podmioty świadczące dla Administratora usługi księgowo-podatkowe, informatyczne, prawne, ubezpieczeniowe na podstawie stosownych umów oraz podmioty uprawnione do otrzymania Państwa danych osobowych na podstawie obowiązujących przepisów prawa. Administrator może też przekazać dane pacjentów podmiotom, które świadczą na jego rzecz usługi związane ze wsparciem działalności. W szczególności dotyczy to usług wsparcia informatycznego tj. ZnanyLekarz lub wsparcia prowadzonej przez administratora działalności. Dane osobowe mogą zostać również przekazane innym podmiotom leczniczym w celu zapewnienia ciągłości opieki, a także placówkom oświatowym lub innym specjalistom wyłącznie na podstawie odrębnego, pisemnego upoważnienia Pacjenta/Opiekuna prawnego.

SPOSÓB PRZECHOWYWANIA DANYCH

Dokumentacja papierowa przechowywana jest w sejfie w siedzibie firmy, transport odbywa się w zaszyfrowanej teczce. Dokumentacja elektroniczna przechowywana jest w systemie szyfrującym dane oferowanym przez portal ZnanyLekarz. Opinie i diagnozy psychologiczne sporządzane są w formie elektronicznej na komputerze zabezpieczonym programem antywirusowym oraz hasłem dostępu. Dokumenty tworzone są wyłącznie przez administratora danych (psychologa) i nie są udostępniane osobom trzecim bez zgody pacjenta lub podstawy prawnej. Dokumentacja elektroniczna przekazywana pacjentowi drogą mailową (np. opinie, zaświadczenia) jest każdorazowo zabezpieczona hasłem (szyfrowanie) w celu ochrony przed nieuprawnionym dostępem. Pozostałe materiały np. nagrania sesji diagnostycznej, są przechowywane na telefonie zabezpieczonym hasłem, programem antywirusowym oraz zaszyfrowane w aplikacji typu sejf.

OKRES PRZECHOWYWANIA

Państwa dane osobowe będą przechowywane do czasu istnienia podstawy do ich przetwarzania:

• w przypadku dokumentacji psychologicznej - zgodnie z art. 29 ustawy o prawach pacjenta i Rzeczniku Praw Pacjenta przez okres 20 lat, licząc od końca roku kalendarzowego, w którym dokonano ostatniego wpisu;
• w przypadku danych niezbędnych do wykonania umowy - przez czas jej wykonywania oraz czas niezbędny dla realizacji przez strony tej umowy wynikających z niej roszczeń;
• w przypadku gdy podstawą przetwarzania danych jest uzasadniony interes administratora – do czasu istnienia tego uzasadnionego interesu;
• dane na potrzeby rachunkowości oraz ze względów podatkowych (np. faktury) będą przechowywane przez okres 5 lat liczonych od końca roku kalendarzowego, w którym powstał obowiązek podatkowy.

W każdym jednak przypadku dane osobowe, którymi dysponuje Gabinet, nie będą przetwarzanie przez okres krótszy, niż ustawowo wymagany dla przechowywania danego rodzaju informacji. Po upływie okresu wymaganego prawem dokumenty są usuwane w sposób trwały: dokumenty papierowe - poprzez zniszczenie w niszczarce, dokumenty elektroniczne - poprzez trwałe usunięcie plików z urządzeń i systemów.

PRAWA PRZYSŁUGUJĄCE PAŃSTWU W ZWIĄZKU Z PRZETWARZANIEM DANYCH OSOBOWYCH

W związku z przetwarzaniem przez Gabinet Państwa danych osobowych, przysługują Państwu następujące prawa:

• żądania od wskazanego w niniejszym oświadczeniu administratora danych osobowych:
  • dostępu do danych osobowych;
  • sprostowania danych osobowych;
  • usunięcia moich danych osobowych, jeżeli zachodzi jedna z okoliczności wskazanych w art. 17 ust. 1 RODO i jeżeli przetwarzanie moich danych osobowych nie jest niezbędne w zakresie wskazanym w art. 17 ust. 3 RODO (Uwaga: prawo do usunięcia danych nie przysługuje w zakresie, w jakim przetwarzanie jest niezbędne do wywiązania się z prawnego obowiązku wymagającego przetwarzania na mocy prawa, w szczególności obowiązku prowadzenia i przechowywania dokumentacji medycznej);
  • ograniczenia przetwarzania danych osobowych w przypadkach wskazanych w art. 18 ust. 1 RODO,
• wniesienia do wskazanego w niniejszym oświadczeniu administratora danych osobowych sprzeciwu wobec przetwarzania danych osobowych:
  • na potrzeby marketingu bezpośredniego, w tym profilowania, w zakresie, w jakim przetwarzanie jest związane z takim marketingiem bezpośrednim,
  • do celów badań naukowych lub historycznych lub do celów statystycznych na mocy art. 89 ust. 1 RODO, z przyczyn związanych z szczególną sytuacją, chyba że przetwarzanie jest niezbędne do wykonania zadania realizowanego w interesie publicznym.
• przenoszenia moich danych osobowych,
• wniesienia skargi do organu nadzorczego, tj. do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych, w przypadku uznania, że przetwarzanie moich danych osobowych narusza przepisy RODO,
• wycofania w dowolnym momencie zgody na przetwarzanie moich danych osobowych (w zakresie, w jakim zgoda była podstawą przetwarzania).

W celu skorzystania z powyższych praw należy skontaktować się z administratorem w sposób wskazany powyżej.

NAGRYWANIE SESJI DIAGNOSTYCZNYCH (AUDIO I WIDEO)

W trakcie przeprowadzania diagnozy (w tym diagnozy w narzędziu ADOS-2) sesja może być nagrywana w formie audio lub audio-wideo. Celem nagrania jest zapewnienie rzetelności procesu diagnostycznego, możliwość ponownego przeanalizowania przebiegu badania, weryfikacja poprawności wypełnienia protokołu oraz – wyłącznie po odrębnej, wyraźnej zgodzie – konsultacja z innym specjalistą w sytuacjach wymagających dodatkowej opinii. Podstawą prawną przetwarzania jest dobrowolna, wyraźna zgoda osoby nagrywanej lub – w przypadku osoby małoletniej – jej opiekuna prawnego (art. 6 ust. 1 lit. a oraz art. 9 ust. 2 lit. a RODO). W przypadku osoby małoletniej powyżej 16. roku życia wymagana jest również zgoda samego małoletniego.

Nagrania są dostępne wyłącznie dla diagnosty prowadzącego. Udostępnienie innym specjalistom może nastąpić jedynie na podstawie odrębnej, wyraźnej zgody osoby, której nagranie dotyczy, lub jej opiekuna prawnego (w przypadku osoby małoletniej). Nagrania nie są przekazywane ani udostępniane innym podmiotom, nie są publikowane ani umieszczane w Internecie.

Nagrania przechowywane są na zabezpieczonym urządzeniu (m.in. hasło, szyfrowanie, zabezpieczenia systemowe, oprogramowanie antywirusowe); dodatkowo nagranie będzie przechowywane w zabezpieczonym folderze cyfrowym. Dane nie są kopiowane na prywatne niechronione urządzenia ani przechowywane w niezabezpieczonych usługach chmurowych.

Nagrania przechowywane są do momentu zakończenia procesu diagnostycznego i przekazania opinii/diagnozy, chyba że zgoda została wycofana wcześniej. Po upływie tego okresu nagranie zostaje trwale i nieodwracalnie usunięte. Informacja o wykonaniu i usunięciu nagrania jest odnotowywana w dokumentacji wewnętrznej administratora.

Osoba, której dane dotyczą (lub jej opiekun prawny, jeśli dotyczy), ma prawo w dowolnym momencie wycofać zgodę na nagrywanie oraz żądać usunięcia nagrania, co nie wpływa na zgodność z prawem przetwarzania dokonanego przed wycofaniem zgody.

INFORMACJA O WYMOGU PODANIA DANYCH

Podanie Pani/Pana danych osobowych w zakresie imienia, nazwiska, daty urodzenia oraz adresu i danych kontaktowych tj. telefon lub e-mail jest dobrowolne, ale niezbędne do zawarcia i realizacji umowy oraz przeprowadzenia procesu diagnostycznego/terapeutycznego.

INFORMACJA O BRAKU PROFILOWANIA I BRAKU PRZEKAZYWANIA DANYCH POZA EOG

Państwa dane osobowe nie będą poddawane zautomatyzowanemu podejmowaniu decyzji w tym profilowaniu. Państwa dane nie będą przekazywane poza teren Europejskiego Obszaru Gospodarczego.